4 Great Tips for Preparing Your Office for Spring

With spring just around the corner, it’s time to prepare your office for warmer temperatures, upcoming seasonal storms and spring fever. By preparing early, you can keep the office motivated, ensure the safety of your workers and keep work flowing as it should. Consider the following tips and tricks to prepare your office for spring.

Get Organized

Spring clean your office to reduce clutter. Clear off bookcases, throw away documents and files that are no longer needed, purchase organizers to keep office supplies neat and tidy and give everything a good wipe down.

Change Your Decor

Make your office feel more like spring by freshening up painted walls with light pastel colors. You can also bring the outdoors in by adding plants. Plants decorate a space, and a study by the University of Technology in Sydney found lower levels of stress in workers when plants were placed throughout the office. Plants also reduce carbon dioxide levels in the air, making it easier to breathe, and serve as a natural buffer to reduce noise in common areas.

Do a Building Walk-Through

Winter snow and ice can wreak havoc on everything from your parking lot to your building’s roof. Routine inspections can help avoid expensive, time-consuming repairs and help protect your inventory and assets from damage. Look for any obvious signs of water damage to the building’s exterior, including water rings on the walls and soft and sagging spots on decks and the floor. Water damage can cause changes in color and texture of surfaces, cracks in the foundation and odors.

Inspect basements and areas closest to the roof for mold or wear. Also hire a landscaper to remove any of foliage and leaves from the previous season that can cause mold, mildew and rotting wood.

Check All Systems

Schedule a maintenance appointment with your HVAC specialist and have him check the coolant on your system to make sure you are ready to switch from the heat to the air. Failure to have periodic checks can run your energy costs up and can cause component failure if you let your system run for long periods without being serviced.

Banish the cold-weather blues in your office by getting ready for the upcoming warmer weather. By giving your office a face-lift, you can increase productivity and help keep employees healthier and happier.

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4 Ways to Cope With Daylight Savings Time

Daylight savings time began in Canada over 100 years ago. Its purpose was to save coal and energy for factories. Things have changed over the years, but the country still follows this age-old tradition of pushing the clocks ahead and turning them back. To help deal with losing an hour of sleep in the spring, here are a few things you can do.

Focus on Your Sleep

Plan for the time change by catching up on your sleep the weekend before. Go to bed at your usual time instead of staying up the extra hour, and get up at your normal time. You may lose an hour of productivity, but your sleep will be on track, which should make you feel more alert the following day. To do this, avoid caffeine several hours before bed and avoid sunlight and other bright lights late in the evening. You can also start a week before the time change and slowly shift your bedtime for 15 minutes each night. This gives your body time to adjust naturally when the clocks turn back.

Take a Walk

Take advantage of the extra hours of sunshine by going for a walk first thing in the morning. Not only can walking add years to your life, but it also helps wake you up if you are still groggy from adjusting to the time change.

Enjoy a Nap

Use your lunchtime at work to catch up on your sleep with a nap. Try to keep your nap to 30 minutes or less, which is just enough time to let you recharge without affecting your sleep at night. By sleeping on your break time, you also get the added benefits of quicker reaction times, boosted memory and increased productivity.

Try Earlier Mealtimes

When the clock moves ahead an hour, you may find you are hungry earlier or later in the day. Give your food ample time to digest before heading to bed. Digestion can interfere with sleep and make it harder to get up in the morning and stay alert during early morning meetings.

Make the adjustment to daylight savings time smoother by planning ahead and making small changes throughout the day. After a few weeks, your schedule should be back on track and you can once again focus on the task at hand.

Best Practices for Cold and Flu Prevention in the Workplace

Cold and flu prevention in the workplace reduces the spread of illness between customers, clients, and employees, and can lessen the number of sick days. By following a few simple tips and tricks, you can protect yourself and others and help stop the spread of illness during the cold and flu season.

Wash Hands Frequently

Germs can live on surfaces for up to 48 hours, so it’s important to wash your hands after touching common surfaces like doorknobs, light switches, and company phones. Run warm water in the sink and wet your hands. Apply a small amount of soap and wring hands together to form a lather. Wash the hands thoroughly by rubbing them together for at least 30 seconds and then rinse with warm water. Use a clean disposable towel to turn off the faucet and dry your hands. If you don’t have time to wash your hands often, clean them with an alcohol-based hand sanitizer.

Disinfect Common Surfaces

Don’t rely on hand-washing alone. Clean common surfaces with disinfectant cleaning wipes, or use a disinfectant spray to wipe down counters and other surfaces at least once a day. Supply employees with wipes for their work area, and encourage them to wipe down keyboards, phones, and other shared items often. A simple solution for disinfecting bathrooms and breakrooms to kill the flu virus is by mixing together a half a cup of bleach to a gallon of water. Apply enough of the solution so that the surface stays wet for at least five minutes. Rinse clean and allow it to air dry.

Flu Vaccine

One of the single most effective ways to prevent the spread of flu is by obtaining a flu vaccine. As an employer, you can hold an on-site flu shot clinic to allow employees to conveniently get a shot during business hours. Schedule the clinic as early in the flu season as possible because it can take up to two weeks for the protection of the vaccine to become effective.

Encourage Employees to Stay Home

Create a work atmosphere where employees aren’t afraid to stay home when they are sick. Staying home also helps an individual recover quickly and minimizes disruptions at work. Also, an individual who is sick is less productive.

Prevention is often the best way to help prevent the spread of colds and the flu. Create an environment that encourages prevention to keep employees healthy throughout the season.

5 Ways To Show Appreciation For Your Employees

Showing appreciation to employees is one of the best ways to build a stronger workforce, increase productivity and encourage the free-flow of ideas. Employee Appreciation Day falls on the first Friday in March throughout Canada and the United States, which is the perfect time to thank employees for their hard work and dedication throughout the year. Consider the following ways to motivate and show support.

Offer Public Recognition

Employee recognition is always a good way to show appreciation for a job well done but consider making the sentiment public. Post your gratitude on social media, sent out a company text or type of a newsletter and call an individual out by name. Make sure you are specific in your praise, so they know exactly what they are being rewarded for. Aside from public appreciation, keep your eyes out for those who go above and beyond their duties. Stop by their desk to say thanks, or bring in little surprises like cookies and cupcakes.

Pay for Lunch

Bring your office employees together and splurge on breakfast or lunch. Not only will employees feel appreciated, but it will also help strengthen interpersonal relationships when they gather for meals. Bring in doughnuts, have a pizza party or call a caterer to bring in sandwiches and chips.

Create a Company Platform

Create a platform to give employees a chance to call out other employees who have offered help. Peer awards often mean more to an individual than company recognition. Let employees vote on an employee of the month, week or even year and then offer an award. Wooboard is one type of application that helps you create a culture of peer appreciation.

Offer Flexible Scheduling

Employees, especially millennials, enjoy working in a company that lets them balance work and personal life. One way to show appreciation and trust is by offering flexible scheduling. As long as the work is completed on time, let employees come in early and get off early or stay later. If possible, you can also let employees work from home.

Give Year-End Bonuses

Employees are the backbone of any company. Most profits can be attributed to excellent employees. At the end of the year, show thanks by giving attendance bonuses, top sales or even provide a percentage of an employee’s salary as a year-end bonus.

Keep motivation high and reduce turnover by saying thanks often. Both actions and words go a long way with employee satisfaction.

3 façons de trouver un meilleur équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle

Environ 58 % des Canadiens disent qu’ils ont de la difficulté à jongler avec leur travail, la maison et leur vie personnelle pour trouver ce parfait équilibre entre la vie personnelle et professionnelle. Cela provoque de hauts niveaux de stress et, bien souvent, un sentiment de culpabilité comme quoi vous négligez certains aspects de votre vie. Pour éviter cela, vous pouvez poser quelques gestes pour rester productif et en santé tout en sentant que vous accomplissez plus tout au long de la journée. Lisez les conseils suivants.

Apprenez à gérer votre temps

Établissez la priorité des tâches à la maison et au travail en suivant quelques étapes simples pour gérer efficacement votre temps.

  • Déterminez vos objectifs et engagez-vous à les atteindre.
  • Placez vos tâches quotidiennes de la plus urgente à la moins importante.
  • Évitez d’en prendre plus que ce que vous pouvez accomplir à la fois.
  • Utilisez un calendrier pour planifier.
  • Déléguez les tâches que d’autres personnes peuvent accomplir.
  • Éliminez les distractions.

Réservez du temps pour vous

Si vous planifiez un dîner avec vous-même pour faire une promenade dans le quartier ou si vous avez hâte chaque semaine au cours de yoga au centre de conditionnement physique, mettez de côté au moins un bloc de temps chaque jour ou chaque semaine pour vous concentrer sur vous-même, votre santé et votre paix intérieure. Utilisez ce temps pour vous débrancher de votre téléphone, de votre ordinateur et d’autres formes de technologie. La planification du temps pour soi aide à mieux dormir, à lutter contre la dépression et à améliorer ses relations avec les autres.

Établissez des limites claires entre le travail et la maison

Ceux qui déterminent des limites claires entre leur vie personnelle et leur vie professionnelle sont appelés des « segmenteurs ». Les études montrent que ces personnes ont des taux de stress plus faibles et ont tendance à mieux apprécier leur travail. Pour ce faire, évitez de rapporter du travail à la maison et de vérifier vos courriels du bureau à la maison. Assurez-vous de répondre aux questions relatives au travail uniquement durant les heures normales. En fermant mentalement la porte du bureau lorsque vous quittez le travail, vous aurez moins de chances de souffrir d’épuisement professionnel et aurez plus de chances de profiter de votre temps passé à la maison à relaxer.

Atteindre un équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle vous permet de vous placer en priorité absolue dans votre vie. Par conséquent, vous pouvez apprendre à mieux apprécier votre travail et sentir que vous accomplissez plus autant dans votre vie personnelle que pour votre carrière.

3 conseils pour vaincre la dépression saisonnière au travail

Garder le moral durant les sombres mois d’hiver peut être une tâche difficile pour beaucoup de gens au travail. Le manque de soleil, la température froide et les tempêtes fréquentes peuvent réduire l’efficacité au bureau. Rester en santé est une priorité absolue pour éviter la gorge sèche et le rhume durant cette période. Cela peut faire la différence et améliorer la productivité de trouver des façons de remonter le moral durant ces mois froids et sombres.

Ajoutez plus de vert à votre lieu de travail

Selon plusieurs études, il y avait des changements importants chez les employés de bureau qui avaient des plantes à proximité comparativement à ceux qui n’en avaient pas. Plusieurs préoccupations, comme avoir de la difficulté à se concentrer, éprouver de la fatigue et une augmentation du mal de gorge et de la toux, étaient présentes lorsque les plantes étaient retirées du lieu près des employés. Les plantes purifient l’air vicié en absorbant le dioxyde de carbone et en émettant de l’oxygène. De l’oxygène frais dans un bureau fermé peut aider les travailleurs à respirer librement et à lutter contre le rhume. Essayez d’utiliser des plantes qui vivent bien dans un environnement de bureau comme une plante araignée, un philodendron ou une mélisse.

Augmentez l’éclairage

Il y a littéralement un manque de soleil durant les mois d’hiver, ce qui peut exercer une influence négative sur l’efficacité au travail. Comme il y a de moins en moins d’heures de clarté en hiver, les employés peuvent se retrouver à commencer et terminer leur journée de travail dans le noir. Cela peut causer de la fatigue, un manque d’énergie et une capacité d’attention réduite. Garder des lumières vives au travail peut aider à augmenter la productivité. Essayez d’ajouter plus d’éclairage durant ces mois pour encourager une atmosphère vive et accueillante. Une petite lampe sur chaque bureau et une aire de pause illuminée peuvent aider à réduire la morosité causée par la saison sombre.

Divisez les tâches importantes et déléguez

La déprime hivernale affecte les travailleurs de diverses manières, mais l’une des façons les plus courantes est le manque d’attention et la fatigue. Cela réduit la productivité et l’efficacité. Évitez cet écueil en divisant les projets de grande envergure en petites parties, et en déléguant les tâches aux travailleurs. Donner à vos travailleurs de petites tâches à accomplir facilite la réalisation des grands projets, et terminer une petite liste concise de tâches recharge le cerveau et améliore la productivité. Déléguer les tâches aux employés encourage un espace de travail occupé et efficace. Les travailleurs deviennent plus confiants et le moral au travail augmente lorsqu’ils reçoivent des responsabilités.

Conseils simples pour créer une culture positive au travail

Le jour des compliments n’arrive qu’une fois par année, mais l’idée sous-jacente à cette journée peut durer toute l’année lorsque vous l’utilisez pour bâtir une culture positive au travail. Selon Harvard Business Review, la positivité en milieu de travail permet de réduire les maladies professionnelles liées au stress. Elle permet également de réduire les coûts associés aux maladies, encourage l’engagement parmi les employés et inspire la loyauté auprès des travailleurs. Créer un environnement de travail heureux et en santé n’a pas à coûter cher ou à être complexe. Voici quelques conseils pour commencer.

Prenez le temps de nouer des relations avec les travailleurs

Un chef avec un style strict et autoritaire peut faire en sorte que les travailleurs sont productifs pendant un certain temps, mais ce type de chef n’inspirera pas la loyauté. Pour inspirer la loyauté et créer le type de culture qui augmente les résultats de votre entreprise, il est bon de montrer votre côté humain.

Évitez les commentaires qui diminuent les autres, et dites à vos employés que vous êtes ouvert à discuter des problèmes avec eux. Faites preuve de compassion et prenez le temps de les aider avec les problèmes qui ont été portés à votre attention.

Tentez de maintenir un équilibre en déléguant les responsabilités

La ligne est mince entre aider les employés à résoudre des problèmes de manière positive ou négative. La clé est de fournir de l’aide qui augmente le sentiment d’accomplissement de chaque travailleur. Si le travailleur ne sait pas comment faire, allez-y et dirigez en donnant l’exemple. Puis, quand ce travailleur est formé, retirez-vous et laissez-le briller. Donner aux travailleurs bien formés l’autorité requise pour prendre des décisions sur la façon de faire le travail crée un sentiment de responsabilité et génère de la fierté face à des tâches effectuées correctement et à temps.

Inspirez la confiance au lieu de la peur

Créez une culture où vos collègues savent que vous les soutenez en mettant un terme aux commentaires négatifs. Ne lancez pas de potins sur le rendement d’un travailleur absent. Même s’il y a un problème avec le travail de quelqu’un, discutez-en directement et avec maturité avec la personne en question.

Concentrez-vous à travailler avec la personne ou encouragez votre équipe de travailleurs à créer des solutions proactives. Cela permet d’abattre le travail sans créer de stress ni la peur d’être renvoyé chez vos employés. Lorsque vous n’épargnez pas les éloges et l’attention, mais êtes doux, créatif et constructif dans vos critiques sur le rendement au travail, tout le monde y gagne.